Der Lieferschein begleitet jede Warenübergabe – aber kaum jemand weiß genau, was eigentlich draufstehen muss und ob die digitale Form zulässig ist. Die kurze Antwort: Es gibt keine gesetzliche Pflicht, überhaupt einen Lieferschein auszustellen, und keine Formvorschrift. Die lange Antwort lohnt sich trotzdem, denn der Lieferschein hat handfeste Beweis- und Buchhaltungsfunktionen.
Gibt es eine Lieferschein-Pflicht?
Nein. Anders als die Rechnung ist der Lieferschein gesetzlich nicht vorgeschrieben – er ist Handelsbrauch. Verpflichtend wird er nur, wenn ihn ein Vertrag, eine Branchenvereinbarung oder der Auftraggeber verlangt (in der Praxis: fast immer). Seine eigentliche Aufgabe ist der Nachweis der Übergabe: was, wann, wo, an wen und in welchem Zustand geliefert wurde.
Die üblichen Pflichtangaben
Damit der Lieferschein seine Nachweisfunktion erfüllt, haben sich diese Angaben etabliert:
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger
- Lieferschein-Nummer und Datum, idealerweise mit Bezug zur Bestell-/Auftragsnummer
- Art und Menge der gelieferten Positionen
- Lieferdatum und Übergabeort
- Empfangsbestätigung – klassisch die Unterschrift des Empfängers
- Bei Abweichungen: Vermerk über Mängel, Minder- oder Falschlieferung
Wie lange muss ein Lieferschein aufbewahrt werden?
Das hängt von seiner Funktion ab. Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg – etwa weil die Rechnung nur auf ihn verweist ("Lieferung gemäß Lieferschein Nr. …") –, gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vorher zehn). Ist er kein Buchungsbeleg, endet die steuerliche Aufbewahrungspflicht bereits mit Erhalt bzw. Versand der zugehörigen Rechnung. Als Beweismittel für Reklamationen und Gewährleistung heben viele Betriebe Lieferscheine trotzdem länger auf – digital kostet das keinen Regalmeter.
Gibt es eine Pflicht zum digitalen Lieferschein?
Nein. Eine gesetzliche Pflicht, Lieferscheine digital auszustellen, gibt es in Deutschland nicht (Stand 2026). Häufig wird das mit der E-Rechnungspflicht verwechselt: Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Sie betrifft Rechnungen – nicht Lieferscheine. Einzelne Branchen und große Auftraggeber verlangen digitale Lieferscheine allerdings zunehmend per Vertrag.
Ist die digitale Form erlaubt?
Ja, uneingeschränkt. Da es keine Formvorschrift gibt, ist ein digital erstellter und digital signierter Lieferschein genauso gültig wie der Durchschlag auf Papier. Die GoBD verlangen lediglich, dass digitale Belege unveränderbar, vollständig und auffindbar archiviert werden. Ein PDF mit eingebetteter Unterschrift, Zeitstempel und eindeutiger Zuordnung zum Auftrag erfüllt das besser als ein loser Zettel im Fahrzeug.
Im Streitfall ist der digitale Beleg sogar im Vorteil: Ein Lieferschein mit zeitgestempelten Fotos plus Display-Unterschrift belegt die Zustellung deutlich robuster als eine unleserliche Paraphe auf Papier. Was die Unterschrift genau bestätigt und wann „unter Vorbehalt“ sinnvoll ist, erklärt der Ratgeber Lieferschein unterschreiben.
Was der Umstieg konkret bringt
- Kein Belegverlust: Das PDF hängt automatisch am Auftrag – nichts liegt mehr "noch im Auto".
- Schnellere Rechnung: Das Büro kann den unterschriebenen Beleg schon während der Tour öffnen.
- Saubere Reklamationen: Fotos und Zeitstempel dokumentieren den Übergabezustand.
- Weniger Erfassungsaufwand: Stammdaten, Positionen und Zeiten füllen sich aus der Tourenplanung selbst.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Funktionsseite Digitaler Lieferschein – inklusive eigener Belegvorlagen mit Briefbogen im PDF-Designer.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den allgemeinen Kenntnisstand wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Fragen zu Aufbewahrungspflichten wende dich an deine Steuerberatung.