Digitaler Lieferschein: Pflichtangaben, Rechtslage und Vorteile
Der Lieferschein begleitet jede Warenübergabe — aber kaum jemand weiß genau, was eigentlich draufstehen muss und ob die digitale Form zulässig ist. Die kurze Antwort: Es gibt keine gesetzliche Pflicht, überhaupt einen Lieferschein auszustellen, und keine Formvorschrift. Die lange Antwort lohnt sich trotzdem, denn der Lieferschein hat handfeste Beweis- und Buchhaltungsfunktionen.
Gibt es eine Lieferschein-Pflicht?
Nein. Anders als die Rechnung ist der Lieferschein gesetzlich nicht vorgeschrieben — er ist Handelsbrauch. Verpflichtend wird er nur, wenn ihn ein Vertrag, eine Branchenvereinbarung oder der Auftraggeber verlangt (in der Praxis: fast immer). Seine eigentliche Aufgabe ist der Nachweis der Übergabe: was, wann, wo, an wen und in welchem Zustand geliefert wurde.
Die üblichen Pflichtangaben
Damit der Lieferschein seine Nachweisfunktion erfüllt, haben sich diese Angaben etabliert:
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger
- Lieferschein-Nummer und Datum, idealerweise mit Bezug zur Bestell-/Auftragsnummer
- Art und Menge der gelieferten Positionen
- Lieferdatum und Übergabeort
- Empfangsbestätigung — klassisch die Unterschrift des Empfängers
- Bei Abweichungen: Vermerk über Mängel, Minder- oder Falschlieferung
Wird der Lieferschein als Buchungsbeleg verwendet oder in der Rechnung referenziert ("Lieferung gemäß Lieferschein Nr. …"), gehört er zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen — seit den jüngsten Bürokratieentlastungen gelten je nach Funktion sechs bis acht Jahre. Im Zweifel orientieren sich viele Betriebe an der längeren Frist.
Ist die digitale Form erlaubt?
Ja, uneingeschränkt. Da es keine Formvorschrift gibt, ist ein digital erstellter und digital signierter Lieferschein genauso gültig wie der Durchschlag auf Papier. Die GoBD verlangen lediglich, dass digitale Belege unveränderbar, vollständig und auffindbar archiviert werden. Ein PDF mit eingebetteter Unterschrift, Zeitstempel und eindeutiger Zuordnung zum Auftrag erfüllt das besser als ein loser Zettel im Fahrzeug.
Im Streitfall ist der digitale Beleg sogar im Vorteil: Ein Lieferschein mit GPS- und zeitgestempelter Foto-Dokumentation plus Display-Unterschrift belegt die Zustellung deutlich robuster als eine unleserliche Paraphe auf Papier.
Was der Umstieg konkret bringt
- Kein Belegverlust: Das PDF hängt automatisch am Auftrag — nichts liegt mehr "noch im Auto".
- Schnellere Rechnung: Das Büro sieht den unterschriebenen Beleg in dem Moment, in dem der Fahrer auf "Erledigt" tippt.
- Saubere Reklamationen: Fotos und Zeitstempel dokumentieren den Übergabezustand.
- Weniger Erfassungsaufwand: Stammdaten, Positionen und Zeiten füllen sich aus der Tourenplanung selbst.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Funktionsseite Digitaler Lieferschein — inklusive eigener Belegvorlagen mit Briefbogen im PDF-Designer.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den allgemeinen Kenntnisstand wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Fragen zu Aufbewahrungspflichten wende dich an deine Steuerberatung.