AGB | FlowSNX

§ 1 Geltungsbereich, B2B-Ausrichtung und Vertragsdokumente

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Plotter-FIX GmbH, Felix-Wankel-Straße 15, 53859 Niederkassel (nachfolgend „Anbieter“), gelten für alle Verträge über die Nutzung der SaaS-Plattform FlowSNX (nachfolgend „Plattform“).

(2) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also an natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

(3) Maßgebliche Vertragsgrundlagen sind in folgender Reihenfolge: individuelle Angebote oder Preis-/Leistungsangaben im Bestell-, Upgrade- oder Registrierungsprozess, diese AGB, die Datenschutzerklärung sowie – soweit einschlägig – der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsschluss und Account-Freischaltung

(1) Die Registrierung auf der Plattform oder die Buchung eines kostenpflichtigen Plans stellt ein verbindliches Vertragsangebot des Nutzers dar. Der Vertrag kommt erst mit Freischaltung des Accounts oder mit ausdrücklicher Annahme durch den Anbieter zustande.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, Registrierungen oder Upgrades ohne Angabe von Gründen abzulehnen, wenn berechtigte Interessen des Anbieters entgegenstehen, insbesondere bei Zweifeln an der Unternehmereigenschaft, bei missbräuchlicher Nutzung oder bei Compliance-Risiken.

(3) Der Nutzer hat bei Registrierung, Vertragsschluss und laufender Nutzung vollständige und zutreffende Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

(4) Der Anbieter dokumentiert vertragsrelevante Stammdaten, gewählte Tarife, Akzeptanzzeitpunkte und Versionsstände der Rechtstexte im zur Vertragsdurchführung erforderlichen Umfang.

§ 3 Leistungsumfang der Plattform

(1) FlowSNX ist eine webbasierte B2B-SaaS-Plattform für Tourenplanung, Disposition, Fahrerkoordination, Kundenkommunikation und digitale Einsatzdokumentation. Der Leistungsumfang kann insbesondere folgende Funktionen umfassen:

digitale Touren- und Stoppverwaltung,
Fahrer- und Fahrzeugverwaltung,
Live-Status-, ETA- und Tracking-Funktionen einschließlich optionaler Standortfreigabe der Fahrer,
automatische oder manuelle Benachrichtigungen an Endkunden per SMS, E-Mail oder Link,
Nachrichten- und Bewertungsfunktionen im Zusammenhang mit Tracking-Links,
Push-Benachrichtigungen im Browser (Web Push),
digitale Liefer-, Service- und Einsatzprotokolle einschließlich Unterschriften und PDF-Erstellung,
Vorlagenverwaltung einschließlich eigenem Briefbogen und Corporate-Design-Anpassungen,
Auswertungs-, Statistik- und Exportfunktionen, etwa zu Kraftstoffkosten und Erstattungen,
Funktionen zur Zusammenarbeit einschließlich der Freigabe einzelner Aufträge an externe Beteiligte (WorkGroups),
Administrations- und HQ-Funktionen für Unternehmensnutzer.

(2) Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten oder freigeschalteten Leistungsstand. Der Anbieter schuldet keinen Erfolg im Sinne bestimmter wirtschaftlicher Ergebnisse, Dispositionsentscheidungen, Tourenzeiten, ETA-Werte, Geocoding-Ergebnisse oder Routing-Ergebnisse.

(3) Soweit Drittanbieter-Daten oder -Dienste eingebunden werden, insbesondere für Authentifizierung, Karten, Geocoding, Routing, Zahlungsabwicklung, SMS- oder E-Mail-Versand, die Zustellung von Push-Benachrichtigungen oder den Abruf von Kraftstoffpreisdaten, werden deren Ergebnisse und Verfügbarkeiten als Fremdleistungen einbezogen. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass diese Drittleistungen jederzeit fehlerfrei, vollständig oder unterbrechungsfrei verfügbar sind.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform technisch, funktional oder gestalterisch weiterzuentwickeln, sofern dies dem Nutzer unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters zumutbar ist. Wesentliche Leistungseinschränkungen werden – soweit praktikabel – vorab angekündigt.

(5) Während einer Beta-Phase, eines Testbetriebs oder einer Early-Access-Nutzung kann der Leistungsumfang jederzeit erweitert, eingeschränkt, ausgetauscht oder vorübergehend ausgesetzt werden. In dieser Zeit besteht insbesondere kein Anspruch auf unveränderte Features, bestimmte Release-Zyklen oder einen bestimmten Verfügbarkeitsstandard.

(6) Auswertungs- und Berechnungsfunktionen der Plattform, insbesondere Kraftstoffkosten-Schätzungen auf Basis durchschnittlicher Marktpreise externer Datenquellen, Erstattungsberechnungen und Statistiken, sind unverbindliche Berechnungshilfen. Sie ersetzen keine steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung; für die Richtigkeit der zugrunde liegenden Drittdaten übernimmt der Anbieter keine Gewähr. Maßgeblich bleiben die eigenen Prüfungen des Nutzers.

§ 4 Pflichten und Verantwortungsbereich des Nutzers

(1) Der Nutzer ist verpflichtet, Zugangsdaten, PINs und sonstige Authentifizierungsmerkmale vertraulich zu behandeln, sicher aufzubewahren und unbefugten Dritten keinen Zugriff zu ermöglichen. Der Nutzer haftet für jede ihm zurechenbare Nutzung seines Kontos.

(2) Der Nutzer darf die Plattform ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser AGB verwenden. Untersagt sind insbesondere missbräuchliche, rechtswidrige, irreführende, diskriminierende, wettbewerbswidrige, spamartige oder sicherheitsgefährdende Nutzungen.

(3) Der Nutzer ist allein verantwortlich für die von ihm eingestellten oder verarbeiteten Inhalte, Daten, Texte, Vorlagen, Kontaktinformationen, Kommunikationsinhalte und Weisungen. Er stellt sicher, dass er hierfür über sämtliche erforderlichen Rechte, Freigaben und Rechtsgrundlagen verfügt.

(4) Soweit der Nutzer personenbezogene Daten von Endkunden, Fahrern oder sonstigen Dritten über die Plattform verarbeitet, ist ausschließlich der Nutzer für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit, die Information der Betroffenen, die Rechtsgrundlagen, die Zulässigkeit von SMS-/Tracking-Kommunikation und die Einhaltung sektorspezifischer Pflichten verantwortlich, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes vorgibt.

(5) Ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung des Anbieters darf der Nutzer über die Plattform keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, Geheimnisträgerdaten, Gesundheitsdaten oder sonstige besonders sensible Inhalte verarbeiten, sofern diese für den vereinbarten Standard-Leistungsumfang nicht erforderlich sind.

(6) Der Nutzer ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich über Sicherheitsvorfälle, den Verlust von Zugangsdaten, vermuteten Missbrauch, rechtswidrige Inhalte oder Fehlfunktionen mit erheblicher Auswirkung zu informieren und bei deren Aufklärung angemessen mitzuwirken.

(7) Der Nutzer bleibt für eigene betriebliche Sicherungspflichten verantwortlich, insbesondere für eine sachgerechte Organisation seiner Disposition, Plausibilitätskontrollen, Endabnahmen und gegebenenfalls ergänzende Datensicherungen oder Exporte in seinem Verantwortungsbereich.

(8) Versendet der Nutzer über die Plattform SMS-, E-Mail- oder sonstige Mitteilungen an Endkunden, stellt er sicher, dass die Kontaktaufnahme nach den anwendbaren Vorschriften zulässig ist, insbesondere nach § 7 UWG und dem Datenschutzrecht. SMS-Inklusivkontingente und Prepaid-Guthaben dürfen ausschließlich für einsatz- und auftragsbezogene Kommunikation im Rahmen der Plattformfunktionen genutzt werden; die Nutzung für Massenwerbung, unverlangte Nachrichten oder sonstige zweckfremde Aussendungen ist untersagt.

(9) Gibt der Nutzer Aufträge, Touren oder Daten über Freigabefunktionen (z. B. WorkGroups oder Tracking-Links) an externe Empfänger frei, entscheidet allein der Nutzer über Umfang, Dauer und Empfänger der Freigabe. Er stellt sicher, dass die Freigabe zulässig ist, und widerruft Freigaben, die nicht mehr erforderlich sind.

§ 5 Vergütung, Zahlungsabwicklung und Preisänderungen

(1) Während einer ausdrücklich als kostenlos bezeichneten Beta-Phase oder eines im Bestellprozess ausgewiesenen kostenlosen Testzeitraums ist die Nutzung der Plattform unentgeltlich. Ein Anspruch auf dauerhaft kostenlose Nutzung besteht nicht.

(2) Für kostenpflichtige Leistungen gelten die Preise, Leistungsumfänge, Abrechnungszeiträume und gegebenenfalls Mindestlaufzeiten, die im jeweiligen Bestell-, Upgrade- oder Angebotsprozess ausgewiesen werden. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

(3) Soweit nicht anders ausgewiesen, sind laufende Entgelte im Voraus fällig. Die Zahlungsabwicklung kann über Stripe oder einen anderen im Bestellprozess benannten Zahlungsdienstleister erfolgen.

(4) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, gesetzliche Verzugszinsen zu verlangen, den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren und weitere Leistungen bis zur vollständigen Zahlung auszusetzen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, Preise mit Wirkung für zukünftige Abrechnungszeiträume anzupassen, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere gestiegene Infrastruktur-, Drittanbieter-, Lizenz-, Personal- oder Compliance-Kosten. Preisänderungen werden dem Nutzer mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Der Nutzer kann den Vertrag bis zum Änderungszeitpunkt außerordentlich kündigen.

(6) Tarife können ein monatliches Inklusivkontingent für SMS-Benachrichtigungen enthalten. Maßgeblich ist die im Bestellprozess bzw. in der jeweils aktuellen Tarifübersicht ausgewiesene Menge. Inklusivkontingente gelten jeweils für einen Kalendermonat; nicht verbrauchte Einheiten werden nicht in Folgemonate übertragen und nicht vergütet. Bei einem Tarifwechsel gilt ab dessen Wirksamwerden das Kontingent des neuen Tarifs.

(7) Über das Inklusivkontingent hinaus kann der Nutzer zusätzliches SMS-Guthaben (Prepaid) zu den im Bestellprozess ausgewiesenen Konditionen erwerben. Der Verbrauch erfolgt zunächst aus dem Inklusivkontingent, anschließend aus dem Prepaid-Guthaben. Prepaid-Guthaben ist während der Vertragslaufzeit unbefristet für den SMS-Versand innerhalb der Plattform nutzbar, nicht auf Dritte übertragbar und wird nicht verzinst. Bei Beendigung des Vertrages wird nicht verbrauchtes Prepaid-Guthaben dem Nutzer auf Verlangen erstattet; gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

(8) Der Nutzer kann optionale Verbrauchsgrenzen für den SMS-Versand einstellen; bei deren Erreichen wird der Versand pausiert. Der Anbieter ist berechtigt, den SMS-Versand bei konkreten Anhaltspunkten für Missbrauch, ungewöhnlichen Massenversand oder eine Gefährdung der Zustellqualität vorübergehend zu begrenzen; § 9 Absatz 4 gilt entsprechend.

§ 6 Nutzungsrechte, geistiges Eigentum und Feedback

(1) Für die Dauer des Vertrages erhält der Nutzer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Plattform im vereinbarten Umfang ausschließlich für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

(2) Nicht gestattet sind insbesondere Reverse Engineering, Dekompilierung, die Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, der Weiterverkauf, die Vermietung, das unbefugte Bereitstellen an Dritte außerhalb des eigenen Unternehmens oder die Nutzung zur Entwicklung konkurrierender Produkte, soweit dies nicht zwingend gesetzlich erlaubt ist.

(3) Sämtliche Rechte an der Plattform, ihrer Software, Struktur, Benutzeroberfläche, Dokumentation, Vorlagen, Datenbanken, Kennzeichen und sonstigen Bestandteilen verbleiben beim Anbieter oder dessen Lizenzgebern. Rechte des Nutzers an eigenen Inhalten und Daten bleiben unberührt.

(4) Soweit der Nutzer eigene Inhalte, Logos, Briefbögen, Texte oder sonstige Materialien in die Plattform einbringt, räumt er dem Anbieter die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Nutzungsrechte ein. Der Nutzer sichert zu, zur Einräumung dieser Rechte berechtigt zu sein.

(5) Rückmeldungen, Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Feedback des Nutzers zur Plattform dürfen vom Anbieter unentgeltlich für die Weiterentwicklung, Optimierung und Vermarktung der Plattform verwendet werden, soweit dabei keine Geschäftsgeheimnisse des Nutzers offengelegt werden.

§ 7 Verfügbarkeit, Wartung, Support und höhere Gewalt

(1) Der Anbieter strebt eine hohe Verfügbarkeit der Plattform an. Soweit nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart ist, schuldet der Anbieter jedoch kein Service Level Agreement (SLA), keine bestimmte Mindestverfügbarkeit und keine bestimmte Reaktions- oder Wiederherstellungszeit.

(2) Geplante Wartungen, Updates, Sicherheitspatches, Migrationsarbeiten oder betriebsnotwendige Maßnahmen dürfen zu vorübergehenden Unterbrechungen, Einschränkungen oder Funktionsänderungen führen. Soweit möglich, werden planbare Wartungsfenster vorab angekündigt.

(3) Der Anbieter ist von seiner Leistungspflicht befreit, soweit und solange die Nichterfüllung auf Umständen beruht, die außerhalb seines zumutbaren Einflussbereichs liegen. Hierzu zählen insbesondere Strom- oder Netzausfälle, Störungen von Rechenzentren, Cyberangriffe, Arbeitskämpfe, behördliche Maßnahmen, Pandemien, Naturereignisse, Ausfälle oder Fehlleistungen von Telekommunikations-, Cloud-, Karten-, Routing-, Authentifizierungs-, Hosting-, Zahlungs-, SMS-, E-Mail- oder Push-Dienstleistern.

(4) Supportleistungen erfolgen im vertraglich vereinbarten Umfang. Soweit kein gesonderter Supportvertrag besteht, schuldet der Anbieter keinen 24/7-Support und keine Hotline-Verfügbarkeit.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Nutzers und öffentlich-seitenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung.

(2) Soweit der Nutzer personenbezogene Daten seiner Endkunden oder Mitarbeiter über die Plattform verarbeitet, handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der AVV ist integraler Bestandteil dieses Vertrages.

(3) Der Nutzer bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die durch ihn veranlasste Verarbeitung, insbesondere für die Auswahl der verarbeiteten Daten, die Rechtmäßigkeit seiner Weisungen, die Zulässigkeit der Kontaktaufnahme mit Endkunden und die Erfüllung etwaiger Informationspflichten.

§ 9 Sperrung, Laufzeit und Vertragsbeendigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, sofern nicht im Bestellprozess ausdrücklich eine feste Mindestlaufzeit oder ein abweichender Abrechnungszeitraum vereinbart wurde.

(2) Soweit keine feste Mindestlaufzeit vereinbart wurde, kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende in Textform gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung oder Sperrung liegt insbesondere vor, wenn der Nutzer gegen diese AGB, gegen geltendes Recht, gegen Datenschutzpflichten, gegen wesentliche Mitwirkungspflichten oder nachhaltig gegen Zahlungs- oder Compliance-Anforderungen verstößt.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, Accounts oder einzelne Funktionen vorübergehend zu sperren, wenn dies zur Gefahrenabwehr, zur Verhinderung von Missbrauch, zur Einhaltung rechtlicher Pflichten, zur Sicherung des Plattformbetriebs oder bei erheblichem Zahlungsverzug erforderlich ist. Soweit möglich, wird der Nutzer vorab oder unverzüglich nachträglich informiert.

(5) Nach Vertragsende erhält der Nutzer für 14 Tage die Möglichkeit, verfügbare Datenexporte abzurufen. Spätestens 30 Tage nach Vertragsende werden produktive Nutzerdaten vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht oder anonymisiert. Näheres regelt der AVV.

§ 10 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Ansprüchen aus dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung nach Absatz 2 ist der Höhe nach auf die vom Nutzer in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis tatsächlich gezahlten Entgelte begrenzt; bei unentgeltlicher Beta-Nutzung ist sie auf 100 EUR begrenzt. Dies gilt nicht in den Fällen des Absatzes 1.

(4) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters wegen einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Soweit gesetzlich zulässig, gilt dies insbesondere für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Reputationsschäden, Datenverluste außerhalb des vom Anbieter zu vertretenden Wiederherstellungsaufwands sowie Schäden aufgrund fehlerhafter Dispositionsentscheidungen des Nutzers.

(5) Der Anbieter haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit, Rechtmäßigkeit oder Vollständigkeit von Nutzerinhalten, Nutzerdaten, Templates, Kontaktdaten, SMS-Inhalten, Tracking-Informationen oder sonstigen vom Nutzer veranlassten Verarbeitungsvorgängen.

(6) Soweit die Haftung des Anbieters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch zugunsten seiner gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und Subunternehmer.

§ 11 Freistellung und Vertraulichkeit

(1) Der Nutzer stellt den Anbieter auf erstes Anfordern von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer vom Nutzer zu vertretenden Rechtsverletzung beruhen. Dies gilt insbesondere bei rechtswidriger Datenverarbeitung, fehlenden Rechtsgrundlagen, unzulässigen SMS- oder Tracking-Kommunikationen, Verletzungen von Persönlichkeits-, Datenschutz-, Wettbewerbs-, Urheber-, Marken- oder Geheimnisschutzrechten sowie bei rechtswidrigen Inhalten oder Vorlagen des Nutzers.

(2) Die Freistellung umfasst auch angemessene Kosten der Rechtsverteidigung, soweit der Nutzer die Rechtsverletzung zu vertreten hat. Der Anbieter wird den Nutzer über geltend gemachte Ansprüche unverzüglich informieren und ihm – soweit zumutbar – Gelegenheit zur Mitwirkung geben.

(3) Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis bekannt werden, geheim zu halten und nur für Vertragszwecke zu verwenden. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.

§ 12 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern hierfür ein sachlicher Grund besteht und das vertragliche Äquivalenzverhältnis nicht unangemessen verschoben wird.

(2) Änderungen werden dem Nutzer mindestens vier Wochen vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.

(3) Widerspricht der Nutzer den Änderungen fristgemäß, bleibt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen bestehen; der Anbieter kann den Vertrag in diesem Fall mit Wirkung zum Änderungszeitpunkt ordentlich kündigen, sofern ihm ein Festhalten am unveränderten Vertrag nicht zumutbar ist.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – Bonn.

(3) Änderungen, Ergänzungen und Nebenabreden bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich zwingend eine strengere Form vorgeschrieben ist.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

§ 1 Scope, B2B Orientation and Contract Documents

(1) These Terms and Conditions of Plotter-FIX GmbH, Felix-Wankel-Straße 15, 53859 Niederkassel, Germany (the "Provider"), govern all contracts concerning the use of the SaaS platform FlowSNX (the "Platform").

(2) The Platform is intended exclusively for entrepreneurs within the meaning of § 14 German Civil Code (BGB). Use by consumers within the meaning of § 13 BGB is excluded.

(3) The contractual documents shall apply in the following order: any individual offer or price/specification shown in the order, upgrade or registration flow, these T&C, the Privacy Policy and, where applicable, the Data Processing Agreement (DPA).

(4) Conflicting or deviating terms of the User shall not apply unless expressly accepted by the Provider in text form.

§ 2 Contract Formation and Account Activation

(1) Registration on the Platform or the booking of a paid plan constitutes a binding offer by the User. The contract is formed only upon account activation or express acceptance by the Provider.

(2) The Provider may reject registrations or upgrades where legitimate interests oppose acceptance, in particular in cases of compliance risks, abuse concerns or doubts regarding the User's business status.

(3) The User shall provide complete and accurate information and keep such information up to date.

(4) The Provider stores contract-relevant master data, selected plans, acceptance timestamps and legal-text versions to the extent required for contract performance and documentation.

§ 3 Scope of Services

(1) FlowSNX is a web-based B2B SaaS platform for route planning, dispatching, driver coordination, customer communication and digital field documentation. Features may include:

digital route and stop management,
driver and vehicle administration,
live status, ETA and tracking functions including optional driver location sharing,
manual or automated customer notifications via SMS, e-mail or links,
messaging and rating functions connected to tracking links,
browser push notifications (web push),
digital delivery, service and field reports including signatures and PDF generation,
template management including custom letterhead and branding,
reporting, statistics and export functions, for example regarding fuel costs and reimbursements,
collaboration functions including sharing individual jobs with external participants (WorkGroups),
administrative and HQ functions for business users.

(2) The exact functionality depends on the respective booked or enabled service level. The Provider does not owe any particular commercial result, dispatching result, route, ETA, geocoding result or routing result.

(3) Where third-party services are integrated, in particular for authentication, mapping, geocoding, routing, payments, SMS or e-mail delivery, push notification delivery or the retrieval of fuel price data, their outputs and availability are incorporated as third-party services. The Provider does not warrant that such third-party services will be error-free, complete or uninterrupted at all times.

(4) The Provider may develop, modify or redesign the Platform if this is reasonable for the User while taking the Provider's legitimate interests into account. Material service restrictions will, where feasible, be announced in advance.

(5) During beta, test or early-access phases, features may be changed, restricted, replaced or temporarily suspended at any time. In particular, there is no claim to unchanged features, release cycles or defined availability standards during such phases.

(6) Reporting and calculation functions of the Platform, in particular fuel cost estimates based on average market prices from external data sources, reimbursement calculations and statistics, are non-binding calculation aids. They do not replace tax, legal or business advice; the Provider does not warrant the accuracy of underlying third-party data. The User's own verifications remain decisive.

§ 4 User Obligations and Responsibilities

(1) The User shall keep credentials, PINs and other authentication means confidential and protected. The User is responsible for any use attributable to its account.

(2) The Platform may only be used in compliance with applicable law and these T&C. In particular, abusive, unlawful, misleading, discriminatory, spam-like, fraudulent or security-threatening use is prohibited.

(3) The User is solely responsible for all content, data, templates, communications, contact data and instructions entered or triggered by it through the Platform and must ensure that all required rights and legal bases exist.

(4) Where the User processes personal data of end customers, drivers or other third parties via the Platform, the User remains solely responsible for legal bases, information duties, the permissibility of customer communications and compliance with sector-specific obligations, unless mandatory law provides otherwise.

(5) Without prior express approval by the Provider, the User may not process special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR or other particularly sensitive data through the standard service scope.

(6) The User shall notify the Provider without undue delay of security incidents, credential loss, suspected misuse, unlawful content or major malfunctions and shall reasonably cooperate in resolving them.

(7) The User remains responsible for its own operational safeguards, plausibility checks, dispatching decisions and any supplementary exports or backups within its own sphere.

(8) Where the User sends SMS, e-mail or other messages to end customers via the Platform, the User shall ensure that such contact is permissible under applicable law, in particular unfair competition and data protection law. SMS allowances and prepaid credit may only be used for assignment- and order-related communication within the Platform's functions; use for mass advertising, unsolicited messages or other off-purpose sending is prohibited.

(9) Where the User shares jobs, tours or data with external recipients via sharing functions (e.g. WorkGroups or tracking links), the User alone decides on the scope, duration and recipients of such sharing, ensures its permissibility and revokes shares that are no longer required.

§ 5 Fees, Payment Handling and Price Changes

(1) Use of the Platform is free of charge only where expressly designated as part of a free beta phase or a free trial period shown in the order flow. There is no entitlement to permanent free use.

(2) For paid services, the prices, billing periods and any minimum terms displayed in the relevant order, upgrade or offer flow shall apply. All prices are net plus applicable VAT.

(3) Unless stated otherwise, recurring fees are due in advance. Payments may be processed via Stripe or another payment service provider specified in the order flow.

(4) In case of payment default, the Provider may charge statutory default interest, suspend access to the Platform and withhold further services until payment has been made in full.

(5) The Provider may adjust prices for future billing periods where there is an objective reason to do so, in particular due to increased infrastructure, licensing, third-party, personnel or compliance costs. Price changes will be notified at least six weeks in advance in text form. The User may terminate the contract before the change takes effect.

(6) Plans may include a monthly allowance of SMS notifications. The quantity shown in the order flow or the current plan overview is decisive. Allowances apply per calendar month; unused units are not carried over into subsequent months and are not remunerated. Upon a plan change, the allowance of the new plan applies from its effective date.

(7) Beyond the included allowance, the User may purchase additional SMS credit (prepaid) at the conditions shown in the order flow. Consumption is drawn first from the included allowance and then from prepaid credit. Prepaid credit can be used for SMS dispatch within the Platform without expiry during the contract term, is non-transferable and does not bear interest. Upon termination of the contract, unused prepaid credit will be refunded to the User on request; statutory rights remain unaffected.

(8) The User may configure optional consumption limits for SMS dispatch; once reached, sending is paused. The Provider may temporarily restrict SMS dispatch where there are concrete indications of abuse, unusual mass sending or risks to delivery quality; § 9 paragraph 4 applies accordingly.

§ 6 Usage Rights, Intellectual Property and Feedback

(1) For the term of the contract, the User receives a non-exclusive, non-transferable and non-sublicensable right to use the Platform for its own internal business purposes.

(2) Unless mandatory law provides otherwise, reverse engineering, decompilation, circumvention of technical protections, resale, rental, unauthorised provision to third parties outside the User's own company and use for the development of competing products are prohibited.

(3) All rights in and to the Platform, its software, structure, interface, templates, documentation, databases, brands and other elements remain with the Provider or its licensors. The User's rights in its own data and content remain unaffected.

(4) To the extent the User uploads logos, letterheads, texts or other materials, the User grants the Provider the rights necessary to perform the contract and warrants that it is entitled to do so.

(5) The Provider may use feedback, ideas and improvement suggestions from the User free of charge for the development and marketing of the Platform, provided no confidential business information of the User is disclosed.

§ 7 Availability, Maintenance, Support and Force Majeure

(1) The Provider aims for high availability. Unless otherwise expressly agreed in writing, however, the Provider does not owe any SLA, minimum availability or specific response or recovery times.

(2) Planned maintenance, updates, migrations, security patches or operational measures may lead to temporary interruptions, restrictions or feature changes. Planned maintenance windows will be announced in advance where possible.

(3) The Provider shall be relieved from its performance obligations to the extent and for as long as non-performance is caused by circumstances beyond the Provider's reasonable control, including power or network failures, cyber attacks, labour disputes, governmental measures, pandemics, natural events or outages of hosting, cloud, authentication, mapping, routing, payment, SMS, e-mail or push providers.

(4) Support services are provided only to the extent contractually agreed. Unless separately agreed, the Provider does not owe 24/7 support or hotline availability.

§ 8 Data Protection and Data Processing

(1) The Provider processes the User's personal data and public-website-related data in accordance with the Privacy Policy.

(2) Where the User processes personal data of end customers or employees via the Platform, the Provider acts as processor pursuant to Art. 28 GDPR. The DPA forms an integral part of the contract.

(3) The User remains the controller for processing initiated by it, including legal bases, instructions and the permissibility of customer communications.

§ 9 Suspension, Term and Termination

(1) The contract runs for an indefinite term unless the order flow expressly provides for a fixed minimum term or different billing term.

(2) Unless a fixed minimum term has been agreed, either party may terminate the contract in text form with 30 days' notice to the end of the month. The right to terminate for good cause remains unaffected.

(3) Good cause for extraordinary termination or suspension exists in particular where the User materially breaches these T&C, applicable law, data-protection obligations, payment obligations or compliance requirements.

(4) The Provider may temporarily suspend accounts or specific functions where this is necessary to avert danger, prevent abuse, comply with legal obligations, secure platform operations or react to substantial payment default. The User will be informed in advance or without undue delay thereafter where feasible.

(5) Following contract termination, the User is granted 14 days to retrieve available exports. Productive user data will be deleted or anonymised no later than 30 days after contract end, subject to statutory retention obligations. Further details are governed by the DPA.

§ 10 Limitation of Liability

(1) The Provider is liable without limitation in cases of intent, gross negligence, fraudulent concealment, claims under the German Product Liability Act and for injury to life, body or health.

(2) In cases of simple negligence, the Provider is liable only for breach of a material contractual obligation and limited to the foreseeable, typical contractual damage.

(3) Liability under paragraph 2 is capped at the fees actually paid by the User during the twelve months preceding the damaging event; in case of free beta use, the cap is EUR 100. This does not apply to the cases listed in paragraph 1.

(4) Otherwise, liability for simple negligence is excluded. To the extent permitted by law, this applies in particular to indirect losses, consequential damages, loss of profit, lost savings, reputational harm, data loss beyond the recovery effort owed by the Provider and damage resulting from the User's own dispatching or operational decisions.

(5) The Provider is not liable for the legality, accuracy or completeness of User content, User data, templates, contact details, SMS contents, tracking communications or other processing triggered by the User.

(6) Any exclusions or limitations of liability also apply in favour of the Provider's legal representatives, employees, agents and subcontractors.

§ 11 Indemnity and Confidentiality

(1) The User shall indemnify the Provider against all third-party claims resulting from an infringement for which the User is responsible. This applies in particular to unlawful processing of data, missing legal bases, impermissible SMS or tracking communications, infringements of privacy, data protection, competition, copyright, trade mark or trade secret laws, and unlawful content or templates supplied by the User.

(2) The indemnity also covers reasonable legal defence costs to the extent the User is responsible for the infringement. The Provider shall inform the User without undue delay of asserted claims and, where reasonable, allow the User to participate in the defence.

(3) Both parties shall keep confidential information of the other party secret and use it only for contractual purposes, without prejudice to mandatory disclosure obligations.

§ 12 Amendments to these T&C

(1) The Provider may amend these T&C with future effect where there is an objective reason and the contractual balance is not shifted unreasonably.

(2) Amendments shall be notified to the User in text form at least four weeks before they take effect.

(3) If the User objects in due time, the contract continues under the previous terms; in such case the Provider may terminate the contract with effect from the amendment date if it cannot reasonably be expected to continue the unchanged contract.

§ 13 Final Provisions

(1) German law applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).

(2) The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising out of or in connection with this contract shall, to the extent permitted by law, be Bonn, Germany.

(3) Amendments, supplements and collateral agreements require at least text form unless mandatory law requires a stricter form.

(4) Should any provision of these T&C be or become invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Terms and Conditions (T&C)